Új látogatóink és leendő mesélőink kedvéért alább ismertetjük, általánosságban hogyan is működnek a rendezvényeink – nos, elég egyszerűen.
Miután az aktuális rendezvény tematikáját kitaláltuk, néhány hónappal a tényleges esemény előtt nekilátunk mesélőket toborozni. Ez olykor nyilvános pályázat alapján, olykor direkt megkereséssel történik; nagy szórással, de körülbelül fele-fele arányban igyekszünk a tematikához illeszkedő és attól deviáló mesékből, közkedvelt és egzotikus rendszerekből összeállítani programunkat. Az, hogy végül hány mese kerül be rendezvényre, elsősorban – bár nem kizárólag – a hely korlátja.
Amikor ez megtörtént, összeállítjuk a programot délelőtti, délutáni és egész napos blokkokra. Az egész napos blokkból általában egyet preferálunk, és sohasem engedünk többet kettőnél. Az ok egyszerű: a legtöbben azért jönnek a rendezvényre, hogy minél több új mesélőt, rendszert és társaságot megismerjenek. A délelőtti és a délutáni blokk egyaránt 4,5 órás – ez elég szokott lenni hozzá, hogy egy rövid, de emlékezetes mese beleférjen. A program blokkokra osztásakor megintcsak számtalan apróság befolyásol minket, a mesélők igényeitől a népszerű rendszerek arányos elosztásáig.
A mesékre fix létszámú játékos – tipikusan öt, de a mesélő kérésére ettől eltérhetünk – ülhet be játszani, méghozzá a rendezvényt jóval megelőző jelentkezés szerint. A jelentkezések leadására emailben, egy sablon kitöltésével van lehetőség. A mesélőinknek – munkájukat honorálandó – előjelentkezési jogot biztosítunk; ez néhány nappal megelőzi a publikus jelentkezés időpontját. (Értelemszerűen, ez még jócskán hagy szabadon helyeket, hiszen minden mesélő csak olyan blokkban tud játszani, amiben nem mesél; egésznapos mesélők pedig sehol.) A publikus jelentkezés dátumát mindig előre kommunikáljuk Facebook-oldalunkon (a rendezvényhez tartozó esemény alatt) és a honlapunkon is.
Kezdő mesélőink részéről olykor felmerül a kérdés, igény esetén mesélheti-e félnapos blokkját mégis egész nap. Nos, a fentiekből már talán látszik: semmilyen körülmények között sem. Ezzel ugyanis megbontaná a többi mesélő, játékos előjelentkezések során kialakult játékasztalát, potenciálisan tönkre téve mások szórakozását és meséjébe fektetett munkáját. Az előjelentkezéses rendszer nem véletlen; mindenki számára egyfajta biztosítékként funkcionál.
A leadott jelentkezések akkor válnak érvényessé, ha a nevező átutalja a rendezvény részvételi díját (és az meg is érkezik), megjegyzés rovatban a nevével/nicknevével. Sikeres nevezés esetén a játékos részt vehet egy délelőtti és egy délutáni, vagy (ezek helyett) egy egésznapos mesén, valamint a rendezvényt záró tombolán. Mivel nagyban a mesélők érdeme, ha a rendezvény sikeres, és a résztvevők minőségi szórakozásban részesülhetnek, ezért mesélőink számára a részvétel minden esetben ingyenes.
A Kalandorok Társasága teljesen nonprofit, közösségépítő kezdeményezés. A részvételi díjat a rendezvény költségeire fordítjuk – bérleti díjra, tombolanyereményekre, stb.
Rendezvényeinknek jelenleg – és reményeink szerint még sokáig – a Zuglói Ifjúsági Centrum biztosít kulturált és nívós helyszínt. A környéken parkolóhelyben nincs hiány, bolt kb. 5 perc sétára található. A rendezvényeken biztosítunk becsületkasszás kávézási lehetőséget, és (kinek-kinek igénye szerint) intézünk közös ebédrendelést is egy közeli pizzériából.
Rendezvényünket általában tombolával zárjuk, majd az érdeklődőkkel átvonulunk egy belvárosi sörözőbe (tipikusan a Helvéciába), hogy tovább folytassuk az ismerkedést, beszélgetést, élménybeszámolót, rendszermángorlást, edition war-t, stb-stb., immár kötetlen formában.
Reméljük, bemutatkozásunk meghozta a kedved a csatlakozáshoz, és következő rendezvényen Veled is találkozunk!